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Termina en una libreta, en una foto del móvil o escrito en el campo equivocado de un sistema que nadie vuelve a abrir. Contar nunca fue el problema: el conteo no tenía dónde aterrizar.
La Hoja de inventario de barra es ese sitio. No es un sistema de inventario ni pretende sustituir a uno. Son ocho columnas, ordenadas para que dos conteos tomados con una semana de diferencia se puedan restar de verdad.
Descargue la hoja en español: versión imprimible (PDF) · hoja de cálculo (Excel).
Ocho columnas, y deliberadamente ninguna novena. Sección, producto con su formato, artículo del proveedor, unidades por caja, unidad de conteo, conteo, nivel mínimo y quién contó. La mayoría de las hojas llevan la mitad, y esa mitad que falta suele ser la razón por la que los números nunca cuadran.
El artículo del proveedor, la columna que casi todas omiten. Es lo que pone un precio de compra detrás de la línea. Un conteo sin precio detrás es una cantidad, no un inventario: no produce valor, ni consumo, ni desviación, por cuidadoso que haya sido.
La unidad de conteo, la que le salva la noche. Una cerveza llega en la factura por caja de 24 latas, se vende por lata y está bajo la barra de las dos formas. Registre una caja como caja y una lata suelta como lata, y deje que la aritmética ocurra en otro sitio que no sea su cabeza a las once de la noche. Los productos que existen en ambos estados tienen su propia segunda unidad.
Una hoja por sección, no una por local. La misma cerveza en tres barras son tres números, no un total: una hoja que no puede reflejarlo es una hoja que pierde existencias entre salas sin que nadie lo note.
Botellas parciales, contadas por décimas. Anote 0,4 o 0,7 en lugar de "más o menos la mitad", acuerde una vez las líneas de referencia con quien más cuente y use las mismas cada semana. La coherencia entre conteos importa más que la exactitud dentro de uno solo.
Dos formatos, porque contar y reportar son trabajos distintos. Una hoja imprimible para el portapapeles en la barra, y una hoja de cálculo con filtros, encabezado fijo y 400 filas para la oficina.
Ordene las filas por recorrido de estantería — tal como recorre físicamente el espacio, de izquierda a derecha por la estantería detrás de la barra, luego la cámara refrigerada, luego la bodega de licores — o por categoría, agrupando cerveza, vino y destilados estén donde estén. El recorrido de estantería es más rápido de contar y acompaña a lo que hacen sus ojos. El orden por categoría se lee mejor después y es más fácil de entregar a contabilidad.
Elija uno, anótelo arriba de la hoja y no lo cambie entre conteos. Dos conteos tomados en órdenes distintos no son comparables, y la comparación es justamente el objetivo.
Encargados de barra que cuentan a mano y quieren que el conteo sobreviva al camino de vuelta a la oficina. Propietarios que están montando una barra y prefieren empezar con un método en lugar de heredar uno. Y cualquiera que acabe de hacerse cargo de un local y haya descubierto que el sistema de conteo del anterior responsable se fue con él.
Descargue la hoja — sin correo, sin formulario — e imprima una por sección antes de su próximo conteo.
Contar a mano funciona hasta que deja de funcionar. Cuando llegue ese momento, Opsi Restaurant Intelligence — la plataforma de GoTab para la gestión interna del restaurante — crea las guías de conteo, extrae los precios de compra directamente de sus facturas e informa la desviación por usted.
