En un local de dos pisos con boliche, arcade, lanzamiento de hachas y cuatro barras completas, cada renta de pista empieza en el mismo lugar. El operador describió el flujo: abren la cuenta en el mostrador de actividades y luego la transfieren al mesero de las pistas de boliche.
El mostrador se encarga del tiempo de pista, los zapatos y las tarjetas de juego, y un mesero toma el control de la comida y las bebidas cuando el grupo llega a su pista. Pero en ese traspaso empiezan los errores. Tienen muchas cuentas separadas, dijo, y de vez en cuando un mesero cobra con la tarjeta equivocada en la cuenta equivocada o divide mal una cuenta. Con su POS actual, en lugar de poder reabrir la cuenta y corregirla, tiene que hacer reembolsos a las tarjetas y volver a registrar los productos, y todo se vuelve un proceso muy tedioso.
Así se puede organizar el traspaso del mostrador a la pista para que la cuenta llegue con el responsable correcto, la tarjeta correcta y la división correcta.
¿Por qué las cuentas de boliche cambian de manos?
Porque hay dos trabajos distintos en dos lugares distintos.
- El mostrador vende la actividad. El tiempo de pista, la renta de zapatos, las tarjetas de juego y extras como el lanzamiento de hachas o el billar se venden y muchas veces se cierran en el mostrador de actividades.
- El mesero de pista vende comida y bebidas. Cuando el grupo ya está jugando, un mesero toma los pedidos en la pista durante el resto de la visita.
- La cuenta tiene que seguir al grupo. Si el mesero abre una cuenta nueva, el huésped termina con dos cuentas y dos cobros con tarjeta. Si el mostrador se queda con la cuenta, el mesero no puede agregarle nada.
Transferir la cuenta del mostrador al mesero de pista mantiene una sola cuenta por grupo mientras cada equipo hace su propio trabajo.
¿Qué sale mal en el traspaso?
La mayoría de los errores vienen de los mismos momentos.
- La cuenta llega al mesero equivocado. Si la transferencia no es clara, el mesero de pista no encuentra la cuenta, abre una nueva y el grupo termina con dos.
- Las ventas y las propinas quedan a nombre de otra persona. Si la cuenta sigue a nombre del empleado del mostrador, las ventas y las propinas del mesero no aparecen donde deberían.
- La tarjeta equivocada va en la cuenta equivocada. Con varios grupos en pistas vecinas, un mesero puede cobrar la tarjeta de un grupo en la cuenta de otro.
- Las divisiones salen mal al final de la noche. Los grupos de boliche suelen pedir cuentas separadas. Una mala división implica volver a registrar productos y cobrar las tarjetas otra vez.
- Las tarjetas se apagan durante la noche. El mismo operador comentó que hoy en día mucha gente apaga sus tarjetas de crédito al final de la noche, lo que complica corregir una cuenta cerrada a la mañana siguiente.
La solución no es solo capacitación. Es elegir un POS donde cada uno de esos momentos se resuelva con un toque y no con un reembolso.
¿Cómo debería funcionar el traspaso del mostrador a la pista?
Organiza el flujo para que el responsable, el pago y la división tengan cada uno un paso claro.
- Abre la cuenta en el mostrador con la tarjeta registrada. El mostrador registra el tiempo de pista y los zapatos y abre la cuenta con la tarjeta del huésped, así el grupo tiene una sola cuenta desde el inicio.
- Transfiere la cuenta al mesero de pista. En un POS de GoTab, el personal entra a More, luego a Transfer Tabs, elige la cuenta y selecciona al mesero. El mesero queda como responsable de la cuenta, y sus ventas y propinas aparecen en su reporte de usuario.
- Deja que el huésped pida desde la pista, si quieres. Con Quick Check-In Tab Share, una cuenta que se abrió en el POS también se puede manejar desde el teléfono del huésped. El huésped se registra con su número de teléfono o un código QR, recibe un enlace por mensaje de texto y puede pedir más, compartir la cuenta con su grupo y pagar. Es el mismo flujo de pedidos y pagos por código QR, y el personal sigue viendo y manejando la cuenta en el POS.
- Divide en la pista, no en la caja. Con la función para dividir el pago, los meseros pueden dividir una cuenta y sacar productos de ella en la pista, hasta el nivel de cada producto, para que las cuentas separadas estén listas antes del pago.
- Corrige los errores reabriendo, no reembolsando. Si un mesero cobra con la tarjeta equivocada, puede tocar el pago en la cuenta y elegir "remove & reopen" para quitar ese pago y aceptar otro. Las cuentas cerradas también se pueden reabrir desde el POS o desde el panel de administración para hacer ajustes.
Una advertencia del centro de ayuda de GoTab: en una cuenta del mismo día pagada con tarjeta de crédito, a veces se pueden agregar productos y cerrarla con la misma tarjeta, pero algunas tarjetas no lo permiten. El momento más seguro para ajustar una cuenta es mientras el huésped sigue en la pista.
¿La cuenta debería seguir al huésped o quedarse con el personal?
Depende de cómo esté distribuido tu local.
En algunos FEC, una sola cuenta sigue al huésped de atracción en atracción, como se explica en una sola cuenta, de la pista de karts a la parrilla. Eso funciona bien cuando los huéspedes recorren unas cuantas atracciones y piden en mostradores.
El operador del boliche no estuvo de acuerdo con ese modelo para su local. Con dos pisos, cuatro barras completas y huéspedes moviéndose entre ellas, esperaba que una sola cuenta itinerante causara más problemas de los que resolvía. Un traspaso claro del mostrador al mesero de pista encaja mejor en ese tipo de distribución: cada grupo de pista tiene un responsable, y el mesero se encarga de la cuenta.
Muchos locales terminan con una combinación. Las actividades se cierran en el mostrador, los grupos de pista reciben una cuenta transferida y los huéspedes de la barra pagan conforme piden.
¿Cómo se capacita al personal en el traspaso?
Mantenlo en pocos pasos que todos hagan igual.
- Incluye el paso de la transferencia en el guion del mostrador. "Su pista está lista y su cuenta ya está con su mesero" debería ser parte de cada registro de pista.
- Muéstrales a los meseros dónde aparecen las cuentas transferidas. Un mesero que no encuentra la cuenta va a abrir una nueva.
- Practica reabrir y dividir en un día tranquilo. El personal que ya corrigió una vez un cobro con la tarjeta equivocada no entra en pánico un sábado lleno.
- Revisa el reporte de usuario al final del turno. Si las ventas o las propinas aparecen a nombre de otra persona, alguien se saltó la transferencia.
¿A quién le conviene más este enfoque operativo?
Un traspaso del mostrador a la pista rinde más en centros de boliche y locales con varias actividades que tienen servicio en pistas o bahías, donde un mostrador vende la actividad y los meseros atienden la comida y las bebidas.
Encaja especialmente bien en locales con grupos grandes que piden cuentas separadas, como ligas, fiestas y salidas corporativas, y en operadores cuyos meseros dependen de las propinas, donde las cuentas tienen que llegar a la persona correcta.
Importa menos en FEC de servicio en mostrador, donde los huéspedes piden y pagan en la misma ventanilla, y en locales donde una sola cuenta sigue al huésped por todas las atracciones. Y es prematuro si tu personal todavía no puede reabrir una cuenta o quitar un pago en tu POS actual. Resuelve eso primero, porque el traspaso depende de ello.
¿Quieres ver cómo pasa una cuenta del mostrador a la pista? Solicita una demo, revisa qué debería resolver en las pistas un POS para centros de entretenimiento familiar, o empieza por la arquitectura tecnológica completa para FEC.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se transfiere una cuenta a otro mesero en un POS?
En GoTab, el personal entra a More en el POS, elige Transfer Tabs, selecciona la cuenta y escoge al miembro del personal que debe quedar como responsable. El reporte de usuario del nuevo responsable muestra entonces las ventas y propinas de esa cuenta.
¿Qué debería hacer un boliche cuando un mesero cobra con la tarjeta equivocada?
Usar un POS que permita al personal quitar el pago y reabrir la cuenta, y luego cobrar con la tarjeta correcta. Así se evita reembolsar al huésped y volver a registrar cada producto.
¿Los jugadores de boliche pueden pedir desde su teléfono en la pista?
Sí, si tu POS lo permite. Con GoTab, una cuenta que se abrió en el mostrador se puede compartir al teléfono del huésped, para que el grupo pida más y pague desde la pista mientras el personal sigue manejando la cuenta en el POS.
¿Los grupos de boliche deberían tener una sola cuenta o cuentas separadas?
Cualquiera de las dos opciones funciona. Una sola cuenta en el mostrador agiliza el registro, y el mesero de pista puede dividirla en cuentas separadas, hasta el nivel de cada producto, antes de que alguien pague.
