Este artículo trata de la división del trabajo entre dos sistemas: su POS para bares y la plataforma de inventario que conecte a él. Si lo que busca es la hoja y el método, la hoja de inventario de barra tiene ambos. Aquí hablamos de qué sistema debe saber qué, y de qué pasa cuando no coinciden.
Cuando le preguntamos si quería ver las herramientas de inventario, el propietario de dos brewpubs que todavía cuentan a mano no respondió por sí mismo:
«Supongo que más o menos. Podríamos mostrárselo a [la persona que haría el conteo]».
«Al final, él va a ser quien lo haga».
Cita traducida del inglés. Original: “I guess I’d kind of. We could show [the person who’d be doing the counting].” “I mean, ultimately, he’s gonna be the one doing it, so.”
Tardó menos de cinco segundos, y es la respuesta correcta a la pregunta del título. El conteo no le pertenece a un sistema. Le pertenece a una persona, y lo único que decide el software es cuánto de la noche de esa persona se lleva.
Inventario teórico
El inventario teórico es lo que su punto de venta dice que debería haber en el estante. Parte de lo que usted compró, resta lo que cada venta debió consumir según la receta que configuró, y deja un número. No es un conteo. Es una predicción. El conteo real es el otro número. La diferencia entre ambos es la única cifra de este artículo sobre la que vale la pena actuar, y ninguno de los dos números la produce por sí solo.
¿Cómo se lleva el control del inventario de licores?
Lo llevan dos sistemas, y cada uno registra cosas distintas. Su POS registra cada servicio que vende, así que puede decirle lo que debería quedar. Su conteo registra lo que realmente hay en el estante. Decida desde ahora en cuál va a confiar cuando no coincidan, porque no van a coincidir.
Casi toda la confusión en esta categoría viene de tratar eso como un solo trabajo. Son dos, y fallan en direcciones opuestas. Un POS es muy bueno en lo que observa —cada venta registrada, cada receta, cada segundo de servicio— y completamente ciego a todo lo que ocurre sin un ticket. El conteo es lo contrario: ve el estante exactamente como está, una vez por semana, y no sabe nada de cómo llegó a estar así.
Ninguno es el sistema de referencia del otro. El POS es dueño de lo que se vendió. La plataforma de inventario es dueña de lo que usted compró, de lo que costó y de lo que contó. Dejar eso por escrito antes de conectarlos es la mayor parte del trabajo.
¿Qué descuenta un POS automáticamente y qué no?
Descuenta lo que vende, según la receta que usted le dio. Registre un servicio y el sistema lo resta. No puede ver un derrame, una cortesía servida sin ticket, una mano generosa, un barril que se fue en espuma ni una botella que desapareció. Todo lo que no puede ver es la razón por la que usted sigue contando.
Aquí también es donde la mayoría de los operadores hacen lo correcto sin saberlo y creen que van atrasados. Una cervecería que vende desde un taproom y un mostrador de venta al público nos describió su propio método:
«Llevo dos registros, porque uno es de las existencias de la barra».
«Solo bajo los barriles para saber cómo voy con los barriles, pero no los sigo por pintas ni nada de eso».
Cita traducida del inglés. Original: “So, I mean, I’ll set two up just because one, like, is bar stock running.” “I just bring kegs down so that I know where I’m at with kegs, but I don’t track them through, like pints and whatever.”
Barriles y botellas de destilados, controlados. Los servicios, deliberadamente no. Veinte segundos después agregó lo que importa:
«Últimamente he estado haciendo más conteos de existencias a mano».
«Pero me gustaría tenerlo más automatizado».
Cita traducida del inglés. Original: “I’ve just been doing more manual stock taking recently.” “But I’d like to have it more automated.”
Quiere más automatización, no más detalle, y son peticiones distintas. Todas las páginas de proveedores en esta categoría dan a entender que la meta es controlarlo todo. No lo es. Controlarlo todo es como un trabajo semanal se vuelve un trabajo de dos horas y luego deja de hacerse en marzo. Controle lo que carga su dinero y omita deliberadamente el resto; luego deje por escrito qué es qué, porque esa decisión es lo que un gerente nuevo no va a poder adivinar.
Vale la pena ser directo sobre el límite de lo que un POS puede saber, y la versión más clara la dio un operador, no nosotros. Quería saber en tiempo real cuántos litros quedaban en un barril:
«A menos que tuvieras algo así como un seguimiento en vivo de cuántos litros de cerveza quedan en un barril, integrado, ya sabes, eso sí haría».
Cita traducida del inglés. Original: “Unless you had like a live sort of tracking of how many liters of beers left in a keg that integrated, you know, like that would make.”
Luego él mismo respondió su pregunta. Algunos locales instalan caudalímetros, que miden el líquido en sí en lugar de deducirlo de las ventas. La mayoría de los taprooms no los tienen, y sin ellos un POS reporta una estimación bien informada: onzas vendidas restadas de onzas servidas al barril. La espuma, la limpieza de las líneas y una mano generosa le resultan invisibles. Espere una estimación cercana, no un medidor.
¿Cómo se controla el inventario de licores?
El control está en la diferencia entre los dos números, no en ninguno de ellos por separado. Reste lo que el POS dice que debería quedar de lo que usted contó, y la diferencia es su desviación. Persiga la desviación por producto, cada semana, en las veinte botellas que cargan su dinero. Si persigue toda, no va a perseguir ninguna.
La aritmética detrás de eso, junto con los niveles mínimos de existencias y la frecuencia de conteo, está en nuestra guía de inventario para cervecerías, y este artículo no la va a repetir. Lo que esa guía no puede decirle es de cuál número dudar primero, y la respuesta casi siempre es la vinculación de productos, no el conteo. Un artículo que existe en un sistema y no en el otro produce una desviación que parece robo y en realidad es un error de configuración.
¿Qué debe preguntar antes de conectar un software de inventario de bar a su POS?
Cinco cosas: qué sistema tiene la lista maestra de productos, cómo se vinculan los artículos entre ambos, qué pasa con un artículo que no coincide con nada, dónde se crea primero un producto nuevo y con qué frecuencia se sincronizan. Resuélvalas antes de comprar, no durante su primer conteo.
Seis cosas que definir antes de conectar los dos sistemas
- Qué sistema tiene la lista maestra de productos. En uno de ellos nace el producto y el otro lo sigue. Decida cuál, déjelo por escrito y dígaselo a quien agregue productos el mes que viene. Vimos a un local responder esta pregunta en plena implementación en lugar de antes, y la implementación es el lugar caro para responderla.
- Cómo se vinculan los artículos. Normalmente con un identificador compartido en cada producto —un SKU o equivalente— presente en ambos sistemas. Los identificadores que coinciden se vinculan solos. La clave de vinculación es la integración; todo lo demás son ajustes.
- Qué pasa con un artículo que no coincide con nada. En una integración en vivo que vimos hace poco, un artículo sin vincular arroja un error y la venta no llega al sistema de inventario. Pregúntelo antes de comprar, porque la respuesta le dice cuánta limpieza trae su primera semana.
- Dónde se crea primero un producto nuevo. Si un producto solo se puede crear en un sistema y hay que copiarlo al otro, eso es un trabajo de dos pasos para siempre, y es el paso que se salta un viernes a las 6 de la tarde.
- Qué controla y qué deja fuera a propósito. Es el punto que más operadores omiten y el que más tiempo ahorra. No tiene que controlarlo todo, pero normalmente sí tiene que vincularlo todo, incluidos los artículos que decidió no controlar. Esos se vinculan a una categoría compartida para que la venta siga llegando. Póngale a esa categoría un nombre que vaya a reconocer dentro de seis meses.
- Quién es dueño del conteo. No qué sistema: qué persona. A quien hace el conteo hay que consultarle sobre la herramienta, y si no está en la llamada de demostración, vale la pena invitarlo a la siguiente.
GoTab se conecta con quince plataformas de inventario y compras, y vale la pena hacerle estas seis preguntas a cualquiera de ellas.
¿Puede aumentar el costo de sus licores si aumenta el inventario?
Sí, pero no de la forma que sugiere la pregunta. Tener más existencias no cambia lo que le cuesta preparar una bebida. Inmoviliza efectivo y aumenta las probabilidades de que algo se eche a perder, se rompa o se pierda. Lo que mueve el número es el precio de compra detrás de cada línea, y por eso un conteo sin registro del proveedor no sirve de nada.
Esa última frase es toda la razón por la que los dos sistemas tienen que comunicarse. Un conteo sin un precio de compra detrás es una cantidad, no un inventario: no produce valor, ni consumo, ni desviación, y por más que cuente no se va a convertir en uno. El precio de compra está en la factura, la factura está en la plataforma de inventario, y el POS no tiene idea de cuánto pagó usted. Conéctelos y un conteo se vuelve un costo. Déjelos separados y un conteo sigue siendo una cantidad de botellas.
¿Qué pasa cuando su POS y su sistema de inventario no coinciden?
Normalmente una de tres cosas: un artículo existe en un sistema y no en el otro, el mismo artículo está vinculado dos veces, o una venta cae en el producto equivocado. Las tres aparecen como existencias que usted cree tener y no tiene. Corrija la vinculación antes de culpar al conteo.
Cada una tiene una señal. Un artículo faltante produce un producto cuyas existencias nunca se mueven por más que se venda. Un doble vínculo descuenta el doble de rápido de lo que debería. Una venta que cae en el producto equivocado vacía una línea mientras otra sigue llena. Ninguna de las tres es un problema de conteo, y a las tres se las atribuyen a quien cuenta. Revise primero la vinculación de productos, siempre, antes de que alguien hable de mermas.
Y si todavía no ha conectado nada, puede conectarlo después: dos locales en preapertura con los que hablamos hace poco decidieron dejarlo para una segunda fase. El costo de esperar no es la integración. Es la lista de productos: constrúyala una vez en un sistema y la conexión es casi pura configuración; constrúyala dos veces en dos sistemas a lo largo de un año y la conexión se vuelve un proyecto de conciliación. En GoTab, sus productos, registros de proveedores y niveles de existencias están en el panel del gerente.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se administra el inventario de un bar?
Cuente lo que hay en el estante con un calendario fijo, deje que el POS le diga lo que debería haber y trabaje la diferencia. Nuestra guía de inventario para cervecerías cubre la frecuencia y los niveles mínimos de existencias; la hoja de inventario de barra cubre las columnas que hacen útil el conteo.
¿Qué pasa con un artículo que existe en un solo sistema?
Nada bueno, y normalmente sin aviso. Si existe en el POS pero no en la plataforma de inventario, la venta da error o no llega a ningún lado y las existencias de ese producto nunca se mueven. Si existe en la plataforma de inventario pero no en el POS, está contando algo que nunca se puede vender. Las dos cosas aparecen como desviación y ninguna es un error de conteo.
¿Qué es el inventario teórico?
Lo que su POS dice que debería quedar, según lo que se vendió con las recetas que configuró. Es una predicción, no un conteo. Su valor está por completo en la comparación: el teórico contra el real es su desviación, y la desviación es el número sobre el que vale la pena actuar.
¿Con qué frecuencia deben sincronizarse un POS y un sistema de inventario?
Depende de la integración, y la pregunta honesta para un proveedor no es «con qué frecuencia» sino «qué pasa con una venta que cae entre dos sincronizaciones». Si la respuesta es que queda en cola y llega, una vez por noche está bien. Si la respuesta es vaga, eso es lo que hay que precisar antes de firmar.
¿Se puede conectar un software de inventario después de haber lanzado el POS?
Sí. El costo de esperar es la lista de productos: tendrá que conciliar dos listas que se fueron separando en lugar de construir una que estuviera bien desde el principio. Si sabe que algún día va a conectar algo, construya su lista de productos como si ya estuviera conectada.
