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Casi todos los taprooms saben cuánto vendieron anoche en dólares. Muchos menos pueden decir cuántas onzas de una cerveza concreta salieron de la cámara, ni cuánto queda dentro. Ese hueco es lo que cierra la gestión de inventario de cervecería, y es más un problema de recuento que de tecnología, aunque el recuento se vuelve mucho más fácil cuando el POS de la cervecería lo hace en cada servicio en lugar de una vez por semana con un portapapeles.
El consumo (depletion) es la cantidad de producto que sale de existencias por ventas. Un informe de consumo indica cuánta cerveza salió de la cámara en un periodo, medida en la unidad con la que vendes — onzas — y no en barriles o unidades. Contar por envase es lo que hace que un barril medio vacío parezca lleno en un informe.
¿Qué es la gestión de inventario de cervecería?
La gestión de inventario de cervecería es la práctica de seguir la cerveza y los suministros desde el muelle de carga hasta el vaso. En un taproom significa contar los barriles por volumen restante, no por unidad, para que un barril medio consumido figure como medio barril. Hecho en el POS, cada servicio descuenta existencias automáticamente en vez de una vez por semana a mano.
Es un trabajo distinto de calcular lo que se está perdiendo por espuma, limpieza de líneas y servicios excesivos. Esa es otra cuestión y tiene su propio análisis; este artículo trata de saber qué tienes.
¿Cómo se lleva el control del inventario de barriles?
Cuenta los barriles por volumen restante, no por envase. Configura la unidad de cada cerveza en onzas dentro del POS para que cada servicio descuente existencias automáticamente, registra los barriles llenos cuando salen de la cámara y concilia con un recuento físico una vez por semana. El POS registra lo que se vendió; el recuento detecta lo que no.
La conciliación es la parte que los operadores se saltan, y es la parte que funciona. Un operador de una cervecería de producción independiente que además tiene taproom lo describió sin adornos: «Y luego lo que hago es un inventario físico de la cerveza una vez por semana y hago esos ajustes en Ollie.» El POS no sustituye ese recuento. Hace que la cifra con la que lo comparas sea real.
El fallo típico es una cámara de la que nadie ha informado al sistema. Como lo planteó el propietario de un taproom de una sola ubicación: «digamos que tenemos tres ahí detrás… uno se acaba, van y lo cambian. ¿Se refleja eso en el sistema?» Si la respuesta es no, el recuento y el sistema se separan hasta el siguiente ajuste manual.
La rutina que funciona es corta y fija:
- Cuenta en el mismo momento de la semana, antes del servicio, para que las cifras sean comparables.
- Registra los barriles llenos como llenos, y pesa o mide los abiertos para anotar las onzas restantes.
- Anota cualquier cambio hecho durante el servicio que nadie haya introducido: ahí empieza la desviación.
- Saca el informe de consumo del POS del mismo periodo, en onzas.
- Compara ambos por producto y no solo en total. Un total puede compensar dos errores hasta dejarlos en cero.
- Ajusta el nivel de existencias del POS al recuento físico y deja la desviación registrada en lugar de absorberla.
¿Cómo se calcula el inventario de licores?
Inventario inicial más compras menos inventario final es igual al consumo real. Cuenta en la unidad con la que vendes — onzas para tirador y destilados, no botellas ni barriles — para poder comparar ese consumo con lo que el POS dice que vendiste. La diferencia entre ambos es tu desviación, y es la cifra que merece seguimiento.
Esa comparación solo funciona si las dos partes usan la misma unidad, que es donde la mayoría de los taprooms pierden una tarde. Un operador de brewpub describió la conversión que hacía a mano: «convertirlo a pintas, a onzas, y luego onzas divididas entre galones.» Es aritmética que un sistema debería hacer una vez y no volver a preguntar. Esta es la tabla que está haciendo:
- Medio barril (tamaño completo) — 15,5 galones · 58,7 litros · 1.984 onzas líquidas · 124 pintas de 16 oz · 198 servicios de 10 oz
- Cuarto de barril (pony) — 7,75 galones · 29,3 litros · 992 onzas · 62 pintas · 99 servicios de 10 oz
- Sexto de barril (sixtel) — 5,16 galones · 19,5 litros · 660 onzas · 41 pintas · 66 servicios de 10 oz
- 50 litros (importación) — 13,2 galones · 50 litros · 1.690 onzas · 105 pintas · 169 servicios de 10 oz
- Cornelius (5 galones) — 5 galones · 18,9 litros · 640 onzas · 40 pintas · 64 servicios de 10 oz
A razón de 128 onzas líquidas por galón estadounidense, con los servicios redondeados a la baja. Configura la unidad una vez, en onzas, y las tablas de degustación, las medias pintas y las copas de 10 oz descuentan correctamente sin que nadie convierta nada.
Desarrollado sobre una cerveza a lo largo de una semana:
- Recuento inicial — dos medios barriles, 3.968 onzas
- Compras — un medio barril recibido, 1.984 onzas
- Recuento final — un medio barril lleno más un sexto lleno, 2.644 onzas
- Consumo real — 3.968 + 1.984 − 2.644 = 3.308 onzas
- El POS dice que se vendieron — 195 pintas de 16 oz, 3.120 onzas
- Desviación — 188 onzas, el 5,7 % del consumo: algo menos de doce pintas
Si un 5,7 % es bueno o malo es otra cuestión, y este artículo la deja deliberadamente fuera. Lo que importa aquí es que la cifra exista, por producto y todas las semanas. Una desviación que se ve es una desviación que se puede perseguir.
¿Cuánto inventario debería tener un bar?
El suficiente para cubrir el intervalo entre entregas más un margen para tu semana más fuerte: normalmente de una a dos semanas de existencias en tirador, y más en destilados que no se estropean. Fija un stock mínimo por producto y no un total, porque el riesgo es quedarte sin una cerveza popular, no quedarte sin existencias en general.
El stock mínimo es además lo que convierte un recuento en una acción. Cuando el recuento de un producto llega a cero, el POS puede hacer tres cosas: nada, desactivar el producto para que desaparezca de la carta, o marcarlo como «86», es decir, temporalmente agotado, con reposición automática a la mañana siguiente. Para una carta de tiradores rotativa, «86» casi siempre es la opción correcta.
¿Afecta al inventario del bar el producto parado en el almacén?
Sí, de dos formas. Inmoviliza efectivo que no está produciendo nada y, en tirador, tiene fecha de caducidad: un barril pinchado pierde calidad en semanas y uno sin pinchar tiene una vida útil de meses. Los productos de rotación lenta hay que contarlos, costearlos y luego promocionarlos o retirarlos.
Verlo requiere un informe de volumen y no un informe de ventas, que no siempre es la misma pantalla. Un operador de una cervecería de producción independiente con taproom pidió exactamente esto: «¿Cómo saco un informe de agosto que muestre el volumen, no solo las ventas en dólares sino el volumen de cerveza que vendimos?» Los dólares dicen qué generó ingresos; las onzas dicen qué se movió. Una cerveza lenta con precio alto puede parecer sana en un informe y muerta en el otro.
¿Sustituye un POS al software de inventario de cervecería?
No, y no debería intentarlo. La producción, los lotes, la gestión de bodega y los informes regulatorios corresponden al software de cervecería. El POS se ocupa del lado del taproom: qué se sirvió, en qué unidad, a qué precio y qué queda en la cámara ahora mismo. Lo útil es que los dos sistemas se concilien entre sí, no que uno finja ser ambos.
El Manager Dashboard es donde vive la mitad del taproom: niveles de existencias por producto, consumo por volumen y ventas por zona, para que una terraza o una barra de eventos pueda leerse por separado de la sala principal.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de inventario de cervecería
¿Qué es el inventario de un bar?
El inventario de un bar es todo lo que hay detrás de la barra que se vende o se consume — barriles, botellas, latas, destilados, refrescos y guarniciones — contado en la unidad en la que se vende. En tirador eso significa onzas y no barriles, porque un barril casi nunca está lleno ni vacío en el momento de contarlo.
¿Cómo se lleva el control del inventario de alcohol?
Cuenta con una periodicidad fija, siempre en la unidad de venta y, si puedes, siempre con la misma persona. Deja que el POS descuente existencias automáticamente en cada venta y concilia eso con un recuento físico semanal. La diferencia entre ambos es la desviación, y una desviación constante es más útil que un recuento perfecto.
¿Cuántas pintas hay en un barril de medio barril?
124 pintas de dieciséis onzas. Un medio barril contiene 15,5 galones estadounidenses, es decir, 1.984 onzas líquidas. Con servicios de 10 oz salen 198 y, en la práctica, saldrán menos que cualquiera de las dos cifras una vez contadas la espuma y la pérdida de línea.
¿Con qué frecuencia debería contar los barriles un taproom?
Semanal es el ritmo habitual y un punto de partida razonable. Cuenta más a menudo si la desviación es alta o inexplicable, y menos solo cuando la desviación lleva meses estable. Contar en el mismo momento de la semana importa más que contar muchas veces.
¿Sustituye un POS a Ekos, Beer30 u Ollie?
No. Esos gestionan producción, lotes e informes de cumplimiento. Un POS gestiona lo que ocurre en el taproom. Los dos deberían intercambiar datos para que el consumo del taproom aparezca frente a los registros de lotes de la cervecería, que es lo que convierte el recuento semanal en algo rápido y no en una reconstrucción.
