La industria cervecera siempre ha estado arraigado en la comunidad, la conexión y la celebración, lo que convierte a los eventos en una de las extensiones más naturales (y rentabladas) de un negocio de taberna. Pero ejecutar un programa de eventos que in Realidad Escala es un reto muy diferente.

Durante nuestro reciente webinar con Joy Reichenbach de Otra mitad de elaboración de cerveza y Triple asiento, nos centramos exactamente en el éxito de las cervecerías de múltiples lugares en la construcción, fijación de precios y puesta en funcionamiento de sus programas de eventos y la tecnología que lo hace posible.

Ya sea que esté reservando algunas reservaciones al mes o a las que se puedan realizar una serie de eventos en varias taberna, estos conocimientos lo ayuda a diseñar una estrategia de eventos que sea ambas cosas rentable y operacionalmente fluido. Y las lecciones se ejecutan si eres una cervecería, un restaurante o un lugar de entretenimiento.

Por qué los eventos son el camino más rápido hacia mayores ganancias

Los eventos son uno de los motores de ingresos más DIRECTOS y confiables en una cervecería moderna. Crean oportunidades importantes y de alto margen tanto durante las horas pico como fuera de las horas pico, trayendo nuevos huéspedes que tal vez aún no han reconocido su marca. Conconvierten momentos importantes como cumpleaños, acuerdos y celebraciones corporativas en lealtad a largo plazo, al tiempo que maximiza el espacio subutilizado de la taberna. Lo más importante es que los eventos ahonden la conexión con la comunidad de una manera que se siente auténtica con lo que las cervecerías hacen mejor: crear espacios donde la gente se reencuentra, celebra y regresa y otra vez.

Pero a medida que las cervecerías se expanden a múltiples ubicaciones o se unen cocinas de servicio completo, la complejidad aumenta operativa dramáticamente. Sin los sistemas aptos, es fácil que las consultas de eventos, contratos, depósitos y ejecución in situ se fragmenten. Ahí es donde los flujos de trabajo modernizados y la tecnología conectada están transformando la forma en que operen las cervecerías.

Cómo Otro Medio construía un programa de eventos escalable y de múltiples lugares

Otra mitad comenzó como muchas cervecerías: los eventos fueron orgánicos. Los invitados recibirán un correo electrónico en el que se les soliciten las fiestas de cumpleaños, los pagos o los grupos turísticos. El espacio era limitado, y los primeros contratos se volvén en documentos de Word con matemáticas manuales y precios uníquicos. Avancamos rápidamente hasta hoy, y están operando ocho sitios en Nueva York, Washington D.C., y Filadelfia, cada uno con diferentes huellas, expectativas de los huéspedes y oportunidades de eventos.

A continuación se explica cómo evolucionaron su programa de eventos para convertirlo en una parte de alto rendimiento de su negocio.

Comenico con lo que los invitados están pidiendo

Las primeras señales de que está listo para hacer crecer los eventos generalmente se ven como una sobrecarga de la bandeja de entrada. “¿Podemos reservar mesas para 20—30 personas?” ; “¿Eres anfitrión del happy hours corporativo?” ; “¿Tienen paquetes para postfiestas de boda o celebraciones de compromiso?”. En lugar de reinventar las ofertas ubicación por ubicación, Otra mitad comenzó a estandarizar:

• Mínimo de reservas de gasto para grupos pequeños
• Paquetes de barra libre para los años más grandes y de alta demanda
• Formatos específicos para cada una de las sedes (por ejemplo, bodas en sus pintorescas sedes de Finger Lakes, eventos corporativos en taberna del centro de la ciudad, grupos de autobuses turísticos en cervecerías suburbanas)

Al comenzar con la demanda en lugar de suposiciones, se han hecho ofertas que coincidieron con el comportamiento real de los huéspedes.

Estandizar el flujo de trabajo para reducir el levantamiento de personal

Antes de adoptar Tripleseat, administrar eventos significa hacer malabares con herramientas y procesos desconectados. Los detalles vivieron en largos hilos de correo electrónico, los contratos se construirán manualmente en documentos de Word, los precios se calcularán en hojas de cálculo y los seguimientos se basaban en recordatorios individuales. Cada consulta requiere precios personalizados y coordinación ad-hoc, lo que hace que todo el flujo de trabajo lleve mucho tiempo y fuera inconsistente en todas las sedes.

La plataforma de administración de eventos de Tripleseat le da al equipo:

• Analizar plantillas de contratos
• Seguimiento de clientes potenciales, conversiones y seguimientos
• Almacena todos los detalles de comunicación y eventos en un solo lugar
• Brinde visibilidad a los organizadores para cubrir la PTO o la supervisión de múltiples puntos
• Cree ofertas de manera contiendas mientras permite la personalización a nivel de ubicación

La estandarización no resta la flexibilidad, simplemente se acabó con el caos.

Utiza la integración GoTab + Tripleseat para la planificación de puentes y la ejecución in situ

El cambio de juego a Other Half fue conectando Triple Come (para la planificación) con GoTab (para operaciones in situ). Cuando se contrata un evento:

• Todos los elementos de línea, desde paquetes de barra abierta hasta catering, fluyen directamente a GoTab
• Los depósitos se sincronizan automáticamente
• El inventario se agota correctamente a medida que se han hecho los pedidos
• Actualizaciones de gastos de eventos en tiempo real
• El personal ya no vuelve a tener los precios en adivina cómo dividir los cargones
• Los invitados ven una factura final que retiene el contrato Exactamente

Para las cervecerías que ofrecen tanto paquetes de barra como pedidos a la carta, esta integración tiene todo limpio, tanto operativa como financieramente.

Ellos ponen precio a los eventos en función del verdadero costo de oportunidad

Uno de los mayores desafíos en los eventos de cervecería es precios de la renta sin alienar a los invitados. La otra mitad utiliza una fórmula inteligente y simple:

1. Gasto mínimo por uso parcial del espacio: Perfecto para grupos de 20 a 30 personas. Aprueba que los invitados al evento no ocupen mesas de alto valor sin contribuir a los ingresos.
2. Paquetes de barra libre para horas pico Para eventos del sábado de 12 a 3 p.m.: el mejor momento para las cerveceras: los paquetes de barra libre hacen que los ingresos se retienen sólidos.
3. Tarifas de espacio para las compras completas: Se calcula reviviendo lo que esa taberna gana por lo general ese día de la semana y mes (por ejemplo, el promedio de los últimos cuatro sábados de agosto). Si los paquetes de alimentos y bebidas no suman esa cantidad, el valor restante se convierte en una “tarifa de espacio”.

Seguir estos pasos garantizará que sus eventos nunca canibalicen el negocio habitual de taproom.

Agregará experiencias que valoreen el valor del evento

Otra mitad se ha expandido mucho más allá de las reservas básicas al ofrecer una gama de complementos memorables que elevan la experiencia del huésped. Según la ubicación, los visitantes pueden reservar visitas a cervecerías, degustaciones guiadas o experiencias de vuelo curadas. Para grupos que buscan algo más interactivo, el equipo se une con los generadores locales para organizar talleres de fabricación de velas, sesiones de tie-dye e incluso yoga en la taberna. En las locaciones selectas, los kits de s'mores para fogatas le proporcionan un toque acogedor y estacional que a los huéspedes les encanta. Juntos, estos complementos transforman las reuniones estándar en experiencias únicas y de alto valor que ahondan la conexión con la marca y elevan los ingresos de los eventos. Si es algo que ya ofrecen al público, por lo general puede funcionar maravillosamente como una venta de eventos privados.

Representa eventos y servicio regular simultáneamente (sin caos)

Las taberna grandes a menudo necesitan realizar eventos directamente dentro de sus espacios principales para invitados, y Otra Mitad ha encontrado dos formas de administrar esto sin interrumpir el servicio regular. Para obtener una solución simple y de baja tecnología, usa pulseras para identificar rápidamente a los Asistentes al evento. Este es un método sencillo que funciona bien para reuniones más pequeñas o más informales. Si bien en este momento no usa este método, para una experiencia más fluida y escalable, pueden acudir a las pulseras y tarjetas RFID de GoTab. Los invitados pueden tocar para ordenar en el bar o en las estaciones designadas, eliminando la necesidad de un servidor específico y velando por que cada compra esté automáticamente ligada a la pestaña del evento.

Este enfoque brilla durante eventos grandes, diseños multizona o fines de semana de gran volumen cuando se estira el ancho de banda del personal. El resultado es un servicio más fluido, pedidos más rápidos y un gasto por huésped consistentemente mayor sin agregar tensión operativa.

Mantienen la contabilidad limpia y centralizada

Una de las mayores victorias para el equipo de finanzas viene de finalmente reconocer los ingresos del evento en la fecha en que realmente ocurre el evento, no cuando los depósitos gotan en semanas anteriores. Con GoTab, todas las piezas financieras encajan automáticamente. Los depósitos se sincronizan directamente con el sistema, las facturas finales lo que realmente consumieron los invitados y los ingresos del evento están claramente separados de las ventas estándar de taproom. Los equipos de finanzas conseguen una única fuente de verdad, eliminando la reconciliación manual que normalmente ocurre entre dos o más sistemas. Para las cervecerías que ejecutan un flujo constante de eventos, esto elimina uno de los puntos débiles más constantes y de alto costo en la contabilidad de eventos.

Saben decir cuándo no (o no ahora mismo)

No todos los eventos encajan bien, y las cervecerías más conseguridas saben cuándo trazar la línea. Evalúan cada solicitud a través de la lente de su espacio, capacidad personal, expectativas de los huéspedes, horas pico de atención y las Realidades únicas de cada taberna. En muchos casos, un evento puede funcionar maravillosamente durante una ventana de actividad menor, en una ubicación diferente o con un formato modificado, como mantener abiertas las ventas para llevar durante una compra parcial. Proteger tanto la experiencia del huésped como la experiencia del personal es esencial para ejecutar un programa de eventos que se mantiene saludable, sostenible y rentable a lo largo del tiempo.

Miran hacia el futuro para las tendencias emergentes y los avances tecnológicos

El seminario web también resalto varias tendencias emergentes que están reconfigurando la forma en que las cervecerías aborden los eventos. Pronto, GoTab va a ingresar mínimos forzados directamente dentro del sistema, lo que facilita que los equipos administren la rentabilidad de los eventos sin supervisión manual. Los quioscos de pedidos dedicados se encuentran dentro de eventos privados están impulsando un mayor gasto, mientras que las experiencias habilitadas para Wi-Fi se convertirán en una opción natural para grupos grandes y taberna de varias zonas. A medida que las cervecerías creren hasta convertirse en operaciones de unidades múltiples, los flujos de trabajo simplificados y estandarizados se están recuperando, y más taberna se están transformar lugares en eventos de Híbridos con modelos de personal flexibles para que se ajusten.

Las cervecerías que adoptan estas tecnologías y cambios operativos ahora estarán mejor posicionadas para reservar más eventos sin agregar tensión a sus equipos o comprar la experiencia del huésped.

Los eventos son uno de los motores de crecimiento más sostenibles en la cerveza artesanal. No son solo complementos. Son canales de ingresos estratégicos. Las cervecerías que estandarizan ofertas, optimizan las operaciones y unen la planificación con la ejecución en tiempo real, ven:

• Mayores
• Flujos de trabajo de personal más fluidos
• Las mejores experiencias de los huéspedes
• Contabilidad más limpia
• Más negocio de eventos repetidos
  
  

Con las fortalezas combinadas de Triple asiento para la planificación y GoTab para su ejecución, las cervecerías pueden convertir los eventos en una de las partes más impactantes (y agradables) de su negocio. ¿Interesado en el webinar completo? Ver el seminario web bajo demanda hoy.

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