La administración de facturas, el seguimiento de los costos de los ingredientes y el mantenimiento de recetas precisas pueden agotar incluso la cocina más bien manejada. Es por ello que la integración entre Opsi y GoTab está diseñado para simplificar todo lo relacionado con las compras, el inventario y el costo de recetas, todo mientras mantiene los datos limpios, conectados y actualizados continuamente.

Juntos, los dos sistemas automatizan los flujos de trabajo de back-office más tediosos para que los operadores puedan centrarse en actividades de mayor valor: escribir recetas, contar inventario y ejecutar un gran servicio. Así es como funciona el proceso de principio a fin.

1. Capturar facturas: cualquier forma en que las reciba

Opsi acepta facturas en todos los formatos que utilizan los operadores, incluyendo:

• Fuentes EDI
• Fotos capturadas desde la aplicación móvil
• PDF escaneados
• Archivos adjuntos de correo electrónico
  
  

Una vez que una factura ingresa al sistema, Opsi's reconocimiento óptico de caracteres (OCR) extrae automáticamente información clave como códigos de artículos, nombres de proveedores, unidades de paquete, precios, cantidades y subtotales de compra.

A diferencia de muchos sistemas automatizados, Opsi mantiene un humano en el bucle, asegurando que se verifique la precisión de cada detalle capturado por OCR.

2. Mapeo inteligente de productos y proveedores

Cada partida de una factura se convierte en artículo del proveedor, que luego se asigna al ingrediente correspondiente en su base de datos de recetas. Por ejemplo: Cuando compra una caja de Coca-Cola hecha con azúcar de caña, Opsi se asegura de que se asigne específicamente al artículo “Coca Cola (azúcar de caña)” de su base de datos, no solo una etiqueta genérica.

Este mapeo se mantiene completamente a lo largo del tiempo, incluso si:

• Cambio de SKU
• Los proveedores sustituyen los productos
• Cambias de proveedor
• Los formatos de embalaje varían

Opsi continuamente vuelve a conectar los puntos por lo que los operadores nunca necesitan arreglar manualmente los enlaces rotos entre los productos comprados y los ingredientes de las recetas.

3. Conversiones automáticas de unidades y costos

Una vez que se mapea un elemento de línea de factura, Opsi calcula los precios granulares:

• Costo por caso
• Costo por botella
• Costo por mililitro o gramo

Estas conversiones permiten un costo de recetas más preciso y un seguimiento de inventario. Para los operadores que utilizan mediciones detalladas dentro de las recetas, esta precisión garantiza que los costos del menú reflejen el uso real de ingredientes, no promedios obsoletos.

4. Sincronización del Plan de Cuentas para la Precisión del Back-Office

Opsi también se sincroniza con plataformas de contabilidad como QuickBooks en línea y Xero, tirando de tu Plan de cuentas y mapeo automático de detalles a nivel de categoría.

Cuando las facturas se exportan a su ERP, incluyen:

• Asignaciones de categoría
• Datos de línea desglozados
• Fotos de facturas para documentación

Esto mantiene las finanzas limpias y reduce el trabajo de conciliación de fin de mes para contadores y operadores por igual.

5. Conexión a GoTab para ventas y agotamiento en tiempo real

Una vez que los ingredientes, las recetas y los elementos del proveedor se asignan correctamente en Opsi, GoTab reúne la otra mitad de la imagen de datos: ventas y movimiento de productos en tiempo real.

Cada pedido de GoTab, ya sea que se realice desde un portátil, un quiosco, un QR o un contador, activa:

• Decreciones contra inventario
• Actualizaciones de los recuentos teóricos a mano
• Visibilidad de las oscilaciones de costos
• Resúmenes de gastos a nivel de categoría

Esta integración permite a los operadores ver porcentajes de costos de alimentos anclados a las ventas reales de los datos POS de GoTab, lo que produce informes de rentabilidad más precisos.

6. Inventario que refleja la realidad

Opsi utiliza la fórmula clásica:

Inventario inicial + Compras — Ventas — Residuos = Teórico En Mano

Debido a que los datos de ambos sistemas se alinean (costos de facturas, mapeo de ingredientes, estructura de recetas y ventas reales de GoTab), los recuentos teóricos resultantes se vuelven significativamente más precisos.

Esto ayuda a los operadores a:

• Identificar las variaciones
• Contracción puntual o conteos erróneos
• Mejorar las decisiones de compra
• Formar a nuevos gerentes
• Reducir el desperdicio de alimentos

La presentación de informes teóricos es particularmente poderosa para “mantener honestos a los gerentes jóvenes” durante los ciclos de pedidos porque muestra lo que debería estar en el estante frente a lo que realmente se observa.

7. Perspectivas continuas sobre las oscilaciones de costos y las comparaciones de proveedores

La integración también proporciona un potente reporting, como:

• Fluctuaciones del precio de los ingredientes
• Los costos de recetas cambian a lo largo del tiempo
• Performance a nivel de categoría
• Comparaciones de costos de proveedores
• Márgenes de beneficio en tiempo real vinculados a las ventas de GoTab

Puede profundizar en cualquier artículo para ver las compras históricas, los cambios de precio por unidad o las diferencias a nivel de proveedor. Esta información ayuda a los operadores a tomar decisiones de compra más inteligentes y a mantener márgenes más estables.

Por qué Opsi + GoTab marca la diferencia

En conjunto, la integración elimina el trabajo manual, reduce los errores administrativos y garantiza que cada recuento de recetas, pedidos, costos e inventario se mantenga vinculado de extremo a extremo.

Los operadores obtienen:

• Datos precisos de la factura
• Sincronización de contabilidad automatizada
• Depleción de ventas en tiempo real
• Verdadero inventario teórico
• Coste de recetas granulares
• Cierre mensual más rápido
• Administración de proveedores más inteligente
  
  

Y lo más importante—operaciones de F&B más rentables y predecibles.

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