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Control de costos más inteligente: puntos clave del seminario web de procesamiento de facturas para restaurantes de opsi

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Hoy en día, administrar un negocio de hospitalidad requiere algo más que una excelente comida y servicio: exige una vigilancia constante sobre los costos. Desde las oscilaciones de precios de los proveedores hasta el desperdicio de inventario, los operadores necesitan datos claros, precisos y oportunos para proteger los márgenes. Ese es exactamente el problema que opsi se propuso resolver con su recién lanzado procesamiento de facturas de restaurante flow, dado a conocer en un reciente webinar dirigido por James (Jefe de Operaciones y Cofundador) y Matt (Jefe de Producto).

La sesión brindó a los operadores una visión más cercana de cómo opsi captura datos de facturas, los conecta con recetas, se integra con sistemas POS como GoTab y transforma números brutos en información procesable. Aquí hay un resumen de la discusión y las conclusiones más importantes, pero por supuesto, vea la grabación si desea obtener el demostración completa de procesamiento de facturas opsi.

Por qué es importante el procesamiento de facturas de restaurantes

Las facturas pueden no ser glamorosas, pero contienen las claves del costo de los bienes vendidos (COGS) de un operador, los valores de inventario y, en última instancia, la rentabilidad. Los métodos tradicionales de administración de facturas (entrada manual, hojas de cálculo o herramientas desarticuladas de terceros) son lentos y propensos a errores.

La solución de procesamiento de facturas para restaurantes de opsi está diseñada para agilizar este proceso con un sistema que combina:

  • OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para leer el texto de la factura
  • análisis impulsado por IA para detectar partidas y costos
  • Verificación humana en el bucle para captar matices exclusivos de las facturas de restaurantes

Este enfoque multinivel garantiza la precisión al tiempo que ahorra a los operadores horas de trabajo manual. Una vez que se procesan las facturas, opsi asigna automáticamente los artículos del proveedor a los artículos estandarizados en su base de datos, creando consistencia entre recetas, inventarios e informes.

Del papel al conocimiento: el flujo del procesamiento de facturas opsi

James acompañó a los asistentes a través del flujo de información paso a paso:

  1. Capturar — Las facturas se pueden enviar mediante fotografía, escaneo, correo electrónico o integración directa de EDI con proveedores de línea amplia.
  2. Proceso opsi analiza los datos de los proveedores según el tamaño del paquete, las unidades y los detalles de impuestos. A diferencia de muchos sistemas, opsi distingue entre cajas, paquetes internos y unidades individuales, por lo que los operadores pueden convertir fácilmente de galones a cuartos de galones, onzas o gramos en las recetas.
  3. Actualización — Los costos de los artículos se actualizan automáticamente, incorporando el costo de las recetas, las valoraciones de inventario y los informes de uso teóricos frente a los reales.
  4. Analizar : los operadores obtienen acceso a informes de gastos a nivel de categoría, comparaciones de proveedores, paneles de performance de menú y seguimiento de la variación de costos a lo largo del tiempo.

El resultado final es un sistema único y conectado donde el procesamiento de facturas de restaurantes impulsa la visibilidad de costos en tiempo real en todo el negocio.

Varios aspectos de la plataforma de opsi llamaron la atención de los asistentes:

  • Mapeo automatizado: opsi realiza el trabajo de mapear los elementos de los proveedores a los artículos estandarizados. Los operadores solo necesitan revisar las nuevas asignaciones una vez, ahorrando innumerables horas.
  • Detalles de empaquetado granular: Al descomponer los artículos en los niveles de caja, empaque y unidad, opsi hace que el costo de las recetas y el seguimiento de inventario sean mucho más precisos.
  • Integración POS: Los datos de ventas de sistemas como GoTab se pueden sincronizar directamente, lo que permite a los operadores comparar “hacer frente a gastar” y comprender los verdaderos porcentajes de costos en alimentos, bebidas y otras categorías.
  • Seguimiento de costos a lo largo del tiempo: Los informes de actividad de costos a nivel de producto y receta destacan cuando los ingredientes aumentan de precio, lo que ayuda a los operadores a negociar con los proveedores o ajustar los precios del menú.

Impacto en el mundo real para los operadores de restaurantes

Matt demostró cómo opsi's software de procesamiento de facturas para restaurantes se conecta sin problemas a recetas e inventario. Por ejemplo, construyó una receta de maíz crema en minutos tirando artículos directamente de las facturas. El sistema costó instantáneamente la receta en múltiples unidades de medida, mostrando cómo los operadores pueden pasar rápidamente de la factura a la información procesable.

En el lado del inventario, opsi facilita la creación de guías por categoría o área de almacenamiento, arrastrar y soltar elementos en orden lógico y seleccionar las unidades de recuento preferidas. Estas guías se sincronizan con los datos de facturas y las ventas de POS para producir informes de varianza, valores teóricos disponibles e información de uso.

En conjunto, estas características significan que los operadores pueden:

  • Reducir el tiempo dedicado a la entrada manual de datos
  • Captura los cambios en los precios de los proveedores a medida que ocurren
  • Realice un seguimiento de los desechos y las transferencias con mayor precisión
  • Tomar decisiones de compra y menú mejor informadas

Conclusión: Procesamiento de facturas sin trabajo adicional

Los presentadores enfatizaron que opsi's procesamiento de facturas para restaurantes no se trata solo de automatización, sino de empoderar a los operadores con una mejor visibilidad. En lugar de esperar semanas para entender hacia dónde están las tendencias de los costos, opsi plantea problemas como oscilaciones de costos o cambios de margen a nivel de receta casi en tiempo real.

El tiempo de respuesta para el procesamiento de facturas suele ser 18-24 horas (hasta 2 días como máximo) dependiendo de la calidad de la imagen, con EDI y archivos PDF procesados aún más rápido. La mayoría de los operadores pueden esperar un Proceso de incorporación de 2 a 3 semanas, con visibilidad del ciclo completo lograda después de aproximadamente cuatro semanas de facturas.

En cuanto a los precios, opsi mantiene las cosas simples: una tarifa plana de $200 por mes cubriendo recetas, inventario, procesamiento de facturas e integraciones POS, con descuentos disponibles para compromisos anuales. Es importante destacar que el equipo destacó que la plataforma no es todo o nada: pueden adaptar las implementaciones para satisfacer a los operadores donde están, ya sea que la necesidad inmediata sea el procesamiento de facturas, el inventario o el costo de recetas.

Los operadores de hostelería saben que los costos pueden aumentar silenciamente, ya sea a través de aumentos de precios de los proveedores, desperdicio o poca visibilidad de COGS. Lo que opsi demostró en este webinar es cómo tecnología de procesamiento de facturas para restaurantes puede cerrar esa brecha convirtiendo cada factura en una poderosa fuente de información.

Con su nuevo flujo de procesamiento de facturas, opsi ofrece:

  • Administración de facturas de restaurantes más rápida y precisa
  • Vínculos directos entre facturas, recetas e inventario
  • Información procesable sobre costos, márgenes y performance del menú
  • Un modelo de precios diseñado pensando en los operadores

Para los operadores que buscan fortalecer los controles de costos sin agregar más carga administrativa, opsi's solución de procesamiento de facturas para restaurantes ofrece una respuesta convincente.

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Situado “en el corazón de todo, pero lo suficientemente tranquilo como para que se sienta alejado de todo”, el Limelight Hotel Snowmass ofrece 99 habitaciones de hotel y 11 residencias, así como acceso a pie a góndola en invierno y verano — justo en el medio de Snowmass Base Village.

La situación

Especialmente en los últimos años, el equipo de TI de Limelight Hotels había sido testigo de un cambio significativo hacia la tecnología sin contacto en la industria hotelera. Después de evaluar los puntos de fricción en el viaje de los huéspedes, alinearse con las plataformas tecnológicas modernas en su restaurante se determinó que era una forma efectiva de ofrecer experiencias gastronómicas sin contacto elevadas a sus huéspedes al tiempo que evolucionaban sus plataformas tecnológicas para continuar apoyando los objetivos de la compañía a largo plazo. Limelight Hotel se asoció con GoTab para proporcionar una experiencia gastronómica mejorada bajo demanda a la par con la reputación de la marca por su excepcional servicio a los huéspedes.

La Solución

Reducir los puntos de contacto del personal sin sacrificar la experiencia del huésped

Ahora los huéspedes pueden comenzar una pestaña desde su habitación o en el restaurante del establecimiento escaneando un código QR, mandando un mensaje de texto con un enlace a amigos o familiares en la pista de esquí para agregar sus pedidos, luego reunirse en el patio o en el lodge para disfrutar de su comida y las festividades después de esquiar sin interrupción. Al agilizar tareas como la entrada de pedidos y el procesamiento de pagos, esto elimina la fricción para el personal del hotel y les permite enfocarse en brindar un servicio de atención al cliente de renombre para una experiencia memorable. Desde que se asoció con GoTab, Limelight Snowmass ha visto consistentemente promedios de cheques y ventas más altos.

“Encontramos que las plataformas de Punto de Venta que estábamos buscando ofrecían al huésped y al personal oportunidades limitadas para reducir aún más los puntos de contacto o mejorar la experiencia del restaurante tradicional. La plataforma GoTab permitió al huésped tomar un papel activo sobre el flujo de su experiencia, al tiempo que reduce los puntos de contacto y agiliza aún más las operaciones del restaurante.” Nick Giglio, Gerente de Operaciones de TI Hoteleras, The Little Nell Hotel Group

Según el equipo de Limelight Hotels, a algunas de las otras plataformas que se evaluaron les faltaban algunas de las piezas que buscaban, tenían modelos débiles de atención al cliente, o tenían poca disposición para desarrollar integraciones a las plataformas hoteleras existentes ya existentes. Para ello, GoTab se integró con la plataforma basada en la nube, Infor. Juntos, GoTab e Infor están proporcionando soluciones dinámicas para apoyar un servicio central y eficiente en todas las comodidades del hotel y brindar experiencias excepcionales a los huéspedes.

“Anteriormente, los invitados llamaban al restaurante para comenzar un pedido desde su habitación o mientras estaban fuera disfrutando de las pistas de esquí. Con GoTab, los huéspedes ahora pueden realizar pedidos desde cualquier lugar del resort, dándoles el servicio bajo demanda que desean sin interrumpir su día. GoTab nos empodera para darle control al huésped, reduciendo los puntos de contacto y agilizando las operaciones generales del restaurante, haciendo de Limelight Hotel el resort de elección para Snowmass” Nick Giglio, Gerente de Operaciones de TI Hoteleras, The Little Nell Hotel Group

Desde que presentó GoTab, The Limelight Hotel ha visto un nivel constante de ventas adicionales y artículos vendidos por cheque, lo que resulta en una captura de ingresos adicional. Han sido capaces de mantener los niveles de servicio en sus restaurantes durante periodos en los que había una menor dotación de personal disponible sin disminuir significativamente la experiencia de los huéspedes.

Los Beneficios

Eliminar pedidos telefónicos — Toma órdenes de las pistas. Los huéspedes pueden comenzar una pestaña desde su habitación o en la montaña sin interrumpir el flujo de su día.

Tecnologías a prueba de futuro: entrega de pedidos sin contacto elevados mediante la integración con la plataforma de administración hotelera Infor.

Eliminación de la fricción en el viaje del huésped: mantener los niveles de servicio durante períodos de reducción de personal sin disminuir la experiencia del huésped.

  • Eliminación de la fricción en el viaje del huésped: mantener los niveles de servicio durante períodos de reducción de personal sin disminuir la experiencia del huésped.
  • Eliminación de la fricción en el viaje del huésped: mantener los niveles de servicio durante períodos de reducción de personal sin disminuir la experiencia del huésped.
  • Eliminación de la fricción en el viaje del huésped: mantener los niveles de servicio durante períodos de reducción de personal sin disminuir la experiencia del huésped.
  • Eliminación de la fricción en el viaje del huésped: mantener los niveles de servicio durante períodos de reducción de personal sin disminuir la experiencia del huésped.
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