Optimización de las operaciones y mejora de la experiencia de los huéspedes en un campo de golf y restaurante de propiedad familiar

Antecedentes

Desert Canyon Golf Club es un campo de golf y restaurante de propiedad familiar ubicado en Fountain Hills, Arizona. Desde hace mucho tiempo es conocido por sus hermosas vistas y su ambiente acogedor. El campo está abierto al público, ofreciendo una combinación única de golf y gastronomía. El restaurante cuenta con dos bares, uno para los golfistas que regresan a la casa club después de una ronda, y otro en el patio con vista al campo de golf. Si bien el negocio tiene la reputación de ofrecer un servicio excelente y un ambiente tranquilo, los propietarios enfrentaron desafíos con su sistema de punto de venta (POS). Estos desafíos fueron especialmente prominentes durante las horas pico y los eventos, creando ineficiencias y averías de comunicación entre las barras frontal y posterior.

Desafíos antes de GoTab

• Complejidad en el enrutamiento de pedidos: El restaurante cuenta con dos bares que sirven zonas distintas, una en la parte delantera para golfistas y otra en la parte trasera, con un gran patio para sentarse. Antes de GoTab, administrar pedidos entre las dos barras era un desafío logístico. Los servidores a menudo enviaban pedidos por error a la barra equivocada, lo que resultaba en un retraso en el servicio y frustraba a los huéspedes. Además, la administración de pedidos de eventos requería mucho tiempo, ya que el negocio tenía que mantener dos menús de barra separados para las diferentes áreas.
  
  
• Coordinación de eventos: El lugar alberga una variedad de eventos, incluyendo bodas, baby showers y fiestas de cumpleaños. El manejo de pedidos para estos eventos era engorroso con el sistema POS anterior. El personal tuvo que enviar boletos manualmente a diferentes áreas del restaurante, creando una complejidad innecesaria durante los periodos de alta demanda.
  
  
• Integración de Software de Administración de Eventos: El lugar utilizó TripleSeat para la gestión de eventos, pero no hubo integración entre TripleSeat y el antiguo sistema POS, obligando al personal a conciliar manualmente la información de ambas plataformas, lo que lleva a ineficiencias y el potencial de errores.
  
  

Entrar en GoTab + TripleSeat

‍El equipo del Club de Golf Desert Canyon seleccionó el sistema POS GoTab con la integración de TripleSeat. El resultado fue una importante racionalización de las operaciones de gestión de restaurantes y eventos.

• Sistema de pedidos unificado: Con GoTab, el restaurante ahora usa un menú único y unificado para ambos bares. Los pedidos se enrutan automáticamente a la barra correcta, eliminando la confusión anterior. Esto ha sido especialmente útil durante los días de eventos ajetreados, donde la administración de múltiples flujos de pedidos era un desafío en el pasado.
  
  
• Integración de eventos con TripleSeat: La integración de GoTab con TripleSeat ha simplificado significativamente la coordinación de eventos. En lugar de hacer malabares con dos plataformas, los pedidos de eventos, los pagos y los depósitos ahora se sincronizan sin problemas entre TripleSeat y GoTab. El personal puede actualizar los contratos de eventos directamente en TripleSeat, y el sistema transfiere automáticamente los cambios, como depósitos y pagos, a GoTab para facilitar la conciliación.
  
  
• Pedido de códigos QR para golfistas: El campo introdujo el pedido de códigos QR para los golfistas mientras estaban en el campo. Cuando los jugadores llegan al octavo hoyo, un mensaje en la pantalla de su carrito de golf los invita a escanear un código QR para hacer un pedido de alimentos y bebidas en la barra delantera. El orden es procesado, y para cuando los jugadores terminen su ronda y hagan el turno en el hoyo noveno, sus alimentos y bebidas están listos para ser recogido en la casa club. Esta innovadora solución ha sido particularmente popular entre los grupos los fines de semana, mejorando la experiencia del huésped y ahorrando tiempo valioso.
  
  
• Dispositivos portátiles y flexibilidad de pago: Los servidores utilizan dispositivos portátiles para procesar pedidos en todo el restaurante y el curso, y la adición de un sistema de carrito de bebidas permite pagos fáciles en cualquier lugar de la propiedad. Este sistema ha mejorado la experiencia de los huéspedes al reducir los retrasos en los pagos y evitar la necesidad de que el personal rastree a los huéspedes por pagos fallidos después de que hayan salido de la propiedad.

“GoTab ha sido increíblemente fácil de usar para nuestro personal y nuestros huéspedes y ha impactado positivamente nuestras operaciones. Realmente apreciamos la automatización de descuentos, especialmente durante la happy hour, y la integración fluida de eventos con TripleSeat. La capacidad de administrar múltiples áreas del negocio con una sola plataforma ha hecho que nuestro flujo de trabajo sea significativamente más eficiente, y esperamos continuar utilizando el sistema para mejorar aún más las experiencias de nuestros huéspedes. - Gerente General, The Grill at Desert Canyon

Impacto y Beneficios

• Experiencia mejorada del huésped: La capacidad de realizar pedidos a través de códigos QR en el campo de golf ha mejorado significativamente la experiencia del huésped, especialmente para grandes grupos de golf. El proceso rápido y fácil para ordenar alimentos y bebidas asegura que los golfistas pasen más tiempo disfrutando de su ronda y menos tiempo esperando en la fila. Además, el sistema de carritos de bebidas ofrece a los huéspedes la conveniencia de realizar pagos sin interrupciones, eliminando problemas con tarjetas rechazadas y reduciendo la frustración.
  
  
• Flexibilidad Operacional: El negocio ahora está mejor equipado para manejar grandes eventos, con enrutamiento automático de pedidos y administración de eventos sin interrupciones. El personal tiene más tiempo para enfocarse en el servicio al cliente, ya que el sistema maneja muchas de las tareas rutinarias.
  
  
• Mayor Eficiencia: La integración de GoTab y TripleSeat ha reducido drásticamente el tiempo dedicado a las tareas manuales. El personal ya no necesita conciliar manualmente los pedidos de eventos y los pagos de dos sistemas diferentes. El enrutamiento automatizado de pedidos y la aplicación de descuentos han ayudado a optimizar las operaciones diarias, asegurando un servicio más fluido, especialmente durante las horas pico.
  
  
• Administración de eventos mejorada: Con la integración implementada, el lugar puede administrar de manera más eficiente los pedidos de eventos, desde tomar depósitos hasta ajustar los términos de un evento. El proceso es más fluido tanto para el personal como para los invitados, haciendo que los eventos sean más agradables para todos los involucrados.
  
  

Planes Futuros

‍El campo de golf está considerando ampliar su uso de códigos QR al campo de prácticas, que se someterá a una importante renovación este verano. Esto permitirá a los huéspedes pedir comida y bebidas mientras practican en el campo, mejorando aún más su experiencia general.

Conclusión

‍La implementación de GoTab, combinada con la integración TripleSeat, ha revolucionado la forma en que opera el campo de golf y restaurante de propiedad familiar. Al automatizar procesos clave como el enrutamiento de pedidos, la administración de eventos y el procesamiento de pagos, el lugar ha mejorado tanto la eficiencia del personal como la experiencia del huésped. Con planes para futuras actualizaciones e innovación continua, la propiedad está a punto de continuar ofreciendo un servicio excepcional a sus huéspedes al tiempo que reduce la fricción operativa.