Llevando tu Festival de Cerveza y Vino al siguiente nivel

Con el mundo volviendo a la normalidad, es hora de sacar las copas elegantes y celebrar: los festivales de cerveza y vino finalmente están de vuelta en el menú.

Para cerveceros y viticultores, ahora es la oportunidad perfecta para comenzar a planear tu próximo evento. Pero, ¿cómo puedes tomar una reunión normal y hacerla destacar? ¿Cómo se asegura de que los invitados estén animando y clamando por más?

Hoy, discutiremos cómo planificar su propio festival de cerveza y vino, y cómo llevarlo al siguiente nivel.

Paso 1: Encontrar una ubicación

Si aún no tiene un lugar elegido, la exploración de ubicación debe ser el primer paso que dé.

Asegurar un lugar puede jugar un papel fundamental para determinar el éxito o el fracaso de un evento. Si selecciona un lugar que se encuentra en un lugar indeseable, difícil de viajar o inadecuado para la multitud, puede arruinar instantáneamente cualquier posibilidad de un resultado positivo.

Entonces, ¿cuáles son algunas de las consideraciones a la hora de encontrar un lugar para un festival de cerveza y vino? Entre ellas se incluyen:

• Capacidad — ¿A cuánta gente espera asistir? Si obtienes un lugar masivo pero solo tienes unos pocos asistentes, el espacio puede parecer demasiado grande y ser costoso. Por otro lado, si acorralas a los asistentes al festival en un espacio pequeño, puede sentirse abarrotado y poco acogedor. Como mínimo, debe ser lo suficientemente grande como para albergar las cervecerías y bodegas, el catering y el entretenimiento.
• Accesibilidad — ¿Es de fácil acceso? Especialmente para un evento cuyo enfoque es el alcohol, necesita tener alojamiento, ya sea cerca del transporte público, en medio de una ciudad transitable o organizar el transporte. Del mismo modo, debe pensar en la congestión del tráfico si el lugar no es fácilmente accesible.
• Recinto — A menudo, para este tipo de festivales, es mejor que se lleve a cabo sobre pasto que concreto. Por un lado, es mucho menos probable que el vidrio se rompa en la hierba. Además, si tienes música o entretenimiento en vivo, el pasto es más complaciente para un picnic o ambiente festivo.
• Tiempo — ¿Cuándo planea tener el evento? Si ocurre en una temporada que es más probable que sea fría o lluviosa, es posible que su lugar deba estar adentro.
• Infraestructura — Si bien un campo grande puede ser capaz de acomodar a una gran multitud, puede carecer de la infraestructura que necesita para organizar con éxito un festival. Por ejemplo, debe considerar la energía, los baños y el agua. A menos que tenga el presupuesto y los recursos para planificar en torno a estos temas, es probable que sea mejor seleccionar un lugar que ya tenga todos los alojamientos que necesita.

Paso 2: Obtener Permisos

Entonces, encontraste un lugar. Tu siguiente tarea es asegurarte de que puedas llevar a cabo legalmente el festival.

En la mayoría de los estados, se te requerirá obtener permisos para que la gente asista y, lo que es más importante, venda alcohol. Por la Asociación de Cerveceros: “La Comisión de Bebidas Alcohólicas de su estado es la primera parada en la planeación de un festival. Obtener su aceptación es fundamental. [Deberías] traer un abogado con experiencia en alcohol cada vez, por si acaso”.

Pero, ¿qué permisos necesitará adquirir?

Eso depende de varios factores, pero las consideraciones comunes incluyen:

• ABC Evento Permiso para vender alcohol en el evento.
• Permiso del Departamento de Salud si planea vender alimentos.
• Un permiso de ruido si planeas tener música.
• Una licencia comercial para organizar el evento.
• Un permiso de construcción si planea tener tiendas de campaña u otras estructuras.
• Un permiso de vendedor si planeas vender mercancía.

Después de seleccionar un lugar, asegúrese de registrarse con el condado y la ciudad para ver qué se requiere exactamente para organizar su festival. Y hazlo desde el principio. Podría llevar semanas, si no meses, poner en marcha el proceso, y no quieres esperar hasta el último minuto y tener que enviar esos temidos cambios de fechas.

Paso 3: Considera a tu multitud

En el pasado, la novedad de un festival de cerveza y vino era un motivador suficiente para atraer a una gran multitud. Hoy en día, el simple hecho de tener un festival con bebidas, comida y música puede no ser suficiente en sí mismo. Es vital que alinees el festival y todo lo que conlleva con el público objetivo.

Puede decidir hacer un tema, como Octoberfest, donde todas las ofertas de bebidas, comida y música se emparejan con el tema. Esto ayuda a transformar el evento de ser un día en el parque a un festival real.

Antes de comenzar a planificar, considere quién es su audiencia ideal y quiénes son sus socios. Como señala Eventbrite: “'Cerveza artesana' significa cosas diferentes para diferentes personas, y diferentes multitudes tienen diferentes expectativas de lo que debería ser un festival de cerveza. Para dar a los amantes de la cerveza una gran experiencia, debes decidir a quién quieres dirigirte y saber qué es lo que buscan”.

También hay que tener cuidado con quién te asocias como patrocinadores y vendedores. Jugarán un papel importante tanto en la promoción como en la atracción de una multitud. Idealmente, desea patrocinadores que tengan un seguimiento dedicado, una fuerte presencia en las redes sociales y sean capaces de impulsar el alcance. Los asociados de negocios ideales incluyen:

• Cervecerías y viñedos locales populares
• Tiendas locales de comestibles o bebidas alcohólicas
• Distribuidores de bebidas
• Estaciones de radio y televisión

Paso 4: alinear a los vendedores de alimentos para emparejar

Las opciones de comida en un festival son tan importantes como las ofertas de vino y cerveza. En pocas palabras, si no proporciona alimentos, es menos probable que la gente se quede tanto tiempo. Sin mencionar que es una receta para problemas relacionados con el alcohol cuando la gente está probando varias bebidas durante horas a la vez sin nada que absorba.

Además, la comida puede ser tan grande como el alcohol. Y al asociarse con restaurantes locales y food trucks, puede crear un ambiente acogedor que resalta lo mejor de la comunidad e incluya incluso a aquellos asistentes que no beben.

Paso 5: Evite las líneas con pedidos sin contacto

Una de las quejas más comunes sobre un festival de cerveza y vino son las largas colas para pedir bebidas y comida. Pero puede evitar eso y agilizar el proceso de pedido agregando un aplicación de pedidos sin contacto.

¿Cómo funciona eso?

Los huéspedes reciben un código QR que escanean para acceder a un menú digital. A partir de ahí, pueden hacer un pedido, pagar o incluso dividir una factura, todo desde su teléfono y sin la molestia de las líneas. Y, en un entorno de festival, podría configurar este sistema para que cada proveedor tenga un código QR único.

Los beneficios de esto incluyen:

• No hay que esperar en la fila para ordenar o pagar
• Fácil acceso a un menú digital lleno de imágenes de las opciones de bebida u comida
• Los proveedores pueden procesar más ventas y no se ven obligados a tener varios empleados tomando pedidos de comida
• Los clientes suelen realizar pedidos más grandes

Esto puede parecer un pequeño cambio, pero en un entorno de festival, pocas cosas son más disruptivas que las largas colas. Al agregar esta sencilla función, agiliza el proceso, empodera a los proveedores y permite que las personas se concentren en pasar un buen rato en lugar de esperar.

Paso 6: Maximizar la marca y la publicidad de manera temprana

Vendedores de cerveza y vino ¿listos? Chequear. ¿Sabrosas golosinas listas para tantar las papilas gustativas? Cheque-cheque. Ahora es vital que cree cuidadosamente una estrategia de branding y marketing que difunda la voz y anime a las personas a comprar sus boletos.

Aquí, tener un enfoque de marketing integral es ideal. Utilice todos los canales a su disposición, incluyendo:

• Un sitio web de marca — Esto proporciona información sobre el evento, los vendedores, viticultores y cerveceros que asisten, la música y más. Te da la oportunidad de diferenciar tu festival de los demás. El sitio web también será el portal de venta de boletos.
• Redes sociales — Aprovechar el poder de las redes sociales para impulsar las ventas y generar entusiasmo sobre el evento. Al menos debes crear una página de eventos de Facebook para que también sea un canal de venta de entradas. Del mismo modo, Instagram y otros sitios pueden ser aprovechados para compartir teasers y publicaciones sobre qué esperar.
• Sorteos — Regalar boletos a vendedores, estaciones locales de radio o televisión, y centros comunitarios es la manera perfecta de publicitar el festival. Al crear asociaciones estratégicas, puede utilizar sus redes para ayudar a fomentar la emoción.

Comience a planificar su festival que cambiará las reglas del juego

La logística de planificar un festival de cerveza y vino puede ser abrumadora. Pero tratar de hacerlo especial hace que la tarea sea aún más difícil.

En GoTab, nuestro sistema de pedidos sin contacto podría ser solo la tecnología que distingue a su festival de los demás. Al eliminar líneas y agilizar los pedidos, puede crear una experiencia cohesiva tanto para sus proveedores como para los asistentes al festival.

¿Interesado en ver cómo GoTab podría llevar tu festival al siguiente nivel? Programe una gratis demo hoy!

Fuentes:

• Asociación de Cerveceros. Lista de verificación del festival/evento. https://www.brewersassociation.org/attachments/0001/1075/Festival_planning_checklist.pdf
• Control de Bebidas Alcohólicas. https://www.abc.ca.gov/licensing/license-forms/event-authorization/
• Eventbrite. Pros Derrame 6 Tips para planear el Festival de la Cerveza Definitiva. https://www.eventbrite.com/blog/7-tips-for-planning-the-ultimate-beer-festival-ds00/